Pas godt på regnskabsmaterialet

PrintPrint

Det meste skal opbevares i fem år

Den nye bogføringslov foreskriver, i lighed med den hidtidige bogføringslov, at regnskabsmaterialet skal opbevares betryggende i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. F.eks. skal regnskabsmaterialet for regnskabsåret 1999 opbevares mindst til 1. januar 2005.

Beskrivelser af bogføringen (systembeskrivelsen) skal også opbevares i fem år.

Andre krav til opbevaring

Anden lovgivning - især skattelovgivningen - kræver i særlige tilfælde, at bestemte dele af regnskabsmaterialet opbevares i mere end fem år.

Undtagelse for detailhandelsvirksomheder

Kassestrimler og tilsvarende interne bilag i detailhandelsvirksomheder kan dog nøjes med at blive opbevaret i et år fra tidspunktet for underskrivelsen af årsregnskabet.

Opbevaringspligt ophævet

Opmærksomheden skal henledes på, at den hidtidige eksisterende regel om, at eksterne bilag, der overføres til elektronisk medie eller lignende, skal opbevares i et år efter det pågældende regnskabsår, er ophævet.

Valgfrihed

Den bogføringspligtige kan selv vælge, hvilket medie regnskabsmaterialet skal opbevares på. Det skal blot ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden gør det muligt, at det pågældende regnskabsmateriale selvstændigt og entydigt kan findes frem.

Opbevaringen skal ske betryggende

Regnskabsmaterialet skal opbevares på betryggende vis, så det i rimeligt omfang er beskyttet mod tyveri, brand eller anden tilsigtet eller utilsigtet ødelæggelse eller bortskaffelse.

Opbevares regnskabsmaterialet på elektronisk medie, mikrofilm eller anden lignende måde, skal det uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger, kunne udskrives i klarskrift.

Bestemmelsen forbyder ikke opbevaring af regnskabsmateriale i krypteret form, da en dekryptering i forbindelse med udskrivning ikke anses som en "bearbejdning, beregning eller tilpasning".

Bogføringsloven stiller ikke krav om, at regnskabsmaterialet for alle fem år nødvendigvis skal opbevares på samme medie. Dele af regnskabsmaterialet kan f.eks. opbevares på papir, mens andet materiale kan opbevares elektronisk, eller man kan for den sags skyld overføre elektronisk registreret materiale til papir og slette den elektroniske lagring.

Beskrivelsen i klarskrift

Den del af systembeskrivelsen, der vedrører fremfindelsen og udskrivning af regnskabsmateriale i klarskrift, skal altid opbevares i klarskrift, da det ellers kan være vanskeligt at finde elektronisk opbevaret materiale frem.

Ved udskrivning i klarskrift forstås en udskrivning på papir eller mikrofilm i læsbart format på en struktureret og overskuelig, entydig og forståelig måde. Såfremt regnskabsmaterialet alene kan udskrives på en edb-skærm eller edb-fil, er det ikke tilstrækkeligt til at kunne opfylde bogføringslovens krav om klarskrift, da det herved vil være nødvendigt at være i besiddelse af et edb-system for at kunne læse materialet.

Danske virksomheders bogføring i udlandet

Regnskabsmaterialet skal som udgangspunkt altid opbevares her i landet. Danske virksomheder kan dog få foretaget deres bogføring i udlandet, f.eks. ved en udenlandsk modervirksomhed eller et udenlandsk servicebureau, uden særlig tilladelse. I så fald kan materialet opbevares uden for Danmarks grænser i en periode af 1-2 måneder, hvorefter materialet skal opbevares i Danmark. Hjemtagelsen til Danmark kan ske på elektronisk medie.

Bogføringsloven stiller i disse tilfælde følgende krav til den bogføringspligtige:

  • At materialet opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven.
  • At materialet til enhver tid kan fremskaffes.
  • At beskrivelser af de benyttede systemer og nødvendige adgangskoder mv. opbevares i Danmark, så offentlige myndigheder til enhver tid kan skaffe sig adgang til materialet.
  • At regnskabsmateriale, som løbende sendes til Danmark, skal kunne udskrives i klarskrift.

Danske virksomheders bogføring af udenlandske aktiviteter

For danske virksomheders udenlandske aktiviteter gælder, at interne og eksterne bilag kan opbevares i det pågældende land i hele opbevaringsperioden, dvs. fem år. Øvrigt regnskabsmateriale for de udenlandske aktiviteter kan opbevares i det pågældende land for indeværende og de forudgående tre måneder.

Udenlandske aktiviteter kan omfatte filialer i udlandet, joint-ventures, repræsentationskontorer, salgskontorer, agenturer eller kontorer, der udøver aktivitet i udlandet. Den udenlandske aktivitet behøver ikke nødvendigvis være selvstændig, dvs. med ret til at disponere eller indgå bindende aftaler på den danske virksomheds vegne.

I de tilfælde, hvor både udlandet og Danmark stiller krav om det samme originale regnskabsmateriale, er det tilstrækkeligt at opbevare kopier af regnskabsmaterialet i Danmark. Derved undgås, at virksomhederne stilles i en umulig situation.

Dispensation

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan dispensere fra ovenstående krav om opbevaring af regnskabsmateriale.

Dispensation kan kun meddeles i særlige tilfælde, hvor formålet med lovens bestemmelser, især hensynet til offentlige myndigheders kontrolmuligheder og politiets mulighed for at efterforske, fuldt ud kan tilgodeses på anden måde.

Nyheder

Bruun & Dalgaard - Medlem af FSR - danske revisorer
Jernbanegade 7 • 7400 Herning
T: 9711 6800 • F: 9711 6868 • M: 2011 6800
revisor [at] bruun-dalgaard [dot] dk